商務中心主管職責
- 1、直接向前廳部經理負責，保證工作正常進行；
- 2、督促、安排、指導員的工作，檢查員工禮貌服務、工作態度及自覺執行工作規程、員工守則的情況。根據其工作表現執行獎罰；
- 3、溝通與商務中心有業務往來的部門聯繫，與電信公司有關部門保持密切聯繫，以保證電訊業務的順利進行；
- 4、負責對員工的業務和外語培訓，並定期進行考核；
- 5、負責員工排班，監督員工的考勤情況；
- 6、在中心工作範圍內，解決客人的投訴；
- 7、根據不同的時期的特點，制定有效的工作計劃；
- 8、查閱交接班本及有關文件、通知，注意將夜間接受的傳真及時送到客人手中，疑難文件速交大堂部處理。核對前一天的營業日報表及單據，堵塞財務作弊、遺漏；
- 9、查閱中班、早班衛生工作的質量。
- 10、檢查當班員工儀表；
- 11、檢查工作準備情況，如：價目表、計算器、收據、零錢、電傳、傳真線路是滯暢通；複印機是否正常；電腦是否運作正常；
- 12、了解當天VIP情況，並安排好工作；
- 13、遇有難題，及時匯報或與商務中心內外有關部門聯繫，以便盡快解決；
- 14、培訓下屬員工；
- 15、檢查早、中班情況，並做工作指示；
- 16、做好當天工作記錄；
- 17、定期召開例會，講評上周工作，傳達部門主管會議的有關內容；
- 18、每月的最後一天，填報本月的工作日報表，並定期總結：每月的25號，下月工作計劃；
- 19、督導票務員做好票務工作。
商務中心領班職責
- 1、帶領下屬文員向客人提供傳真、電傳、復印、打字及文字處理服務；
- 2、檢查文員的工作質量，發現問題及時糾正；
- 3、處理客人投訴並及時向主管報告，總結經驗教訓，不斷提高服務質量；
- 4、辦理非住店客人的長話業務；
- 5、辦理客人郵件業務，出售郵票；
- 6、辦理客人的旅遊及交通服務和體育娛樂票務；
- 7、統計每日營業收入，製作表格，交主管簽字後送財務部；
- 8、保養商務中心的各種設備。
商務中心文員職責
- 1、保持良好的儀表和服務態度，熱情為客人提供商務中心各項服務；
- 2、為客人提供收發傳真、複印、翻譯和上網發送E-mail等服務，並為客人保密；
- 3、為客人辦理飛機票、火車票、旅遊票代訂服務；
- 4、迅速、準確地回答客人有關商務和旅遊方面的各種問題；
- 5、保持工作環境的整潔和辦公設備的良好運轉；
- 6、提供國際國內長途電話服務；
- 7、提供常用辦公小文具，供客人隨時借用；
- 8、提供最新商務信息和商務服務咨詢業務；
- 9、每班次認真檢查，確保設備設施處於良好的狀態，定期做好商務中心內各種設備設施的清潔和保養工作；
- 10、負責保持商務中心區域內的清潔衛生；
- 11、發揮工作主動性和積極性，搞好同事的團結和協作，完成上級交辦的其他任務。
設備租借服務程序
- 1、向客人介紹收費標準；
- 2、向客人確認租借起止時間，並做登記；
- 3、根據標準向客人收取設備租借押金；
- 4、若客人簽單，確認房號及姓名，並開出設備租用單；
- 5、請收銀員在客人的帳單上注明己收費用；
- 6、在商務中心的營業收入報表上登記。
收傳真程序
- 1、閱讀傳真所涉及的客人姓名及房間號碼；
- 2、檢查傳真內容是否完整，頁數是否正確；
- 3、核實收件客人的姓名及房號；
- 4、將傳真放入信封，註明客人姓名及房號；
- 5、登記傳真登記薄，註明日期、客人資料、傳真頁數及收到時間；
- 6、當客人取傳真時，須在商務中心服務單上簽字認可，並選擇付款方式。
發傳真程序
- 1、傳送前請客人再次確認一次，保證所傳信息內容正確無誤；
- 2、確認傳真號碼，地區代碼；
- 3、傳送完畢，文員須填寫商務中心服務單據，列明費用、時間、客戶簽名；
- 4、傳真的原始單歸還給客人；
- 5、將傳送服務記錄在傳真記錄本上，以備查；
- 6、將商務中心服務單據送至前台收銀入帳。
復印操作程序
- 1、向客人確認複印張數、複印規格；
- 2、開啟複印機，並按客人要求複印；
- 3、填寫複印收費單，並寫明所需費用；
- 4、詢問客人付款方式，並請客人在商務中心服務單據上簽名認可；
- 5、複印完畢後將原件及複印件交給客人；
- 6、將商務中心服務單據送至前台處入帳，並將紅聯留底。