商務中心內部工作流程

商務中心主管部門工作流程

• 1. 打開所有的門和電及設備，檢查設備並在交班記錄上簽字，在筆記本上和充值卡交接記錄上簽字；
• 2. 打開工作台電腦閱讀自動彈出的當日工作任務，並保存該文檔，名稱為當日日期；
• 3. 查看報紙，確保有商務中心所訂的所有報紙，如：香港商報、香港經濟日報、China Daily、The Wall Street Journal等報刊；
• 4. 將前一日的營業收入數據登記在前一日的營業收入表格裡；
• 5. 查看當天工作信息，特別是會議信息；
• 6. 檢查商務中心的衛生；
• 7. 為客人做好消費憑據，開取商務中心帳單（必須連號）。開取賬單後將費用抄寫在營業收入表格上。即時在電腦系統裡入賬，商務中心的房號以及服務項目列出來；
• 8. 下班前清點當天所有帳目，將電腦文檔的入帳項目與入賬憑證一一核對；
• 9. 發票及重要物品放入保險櫃；
• 10. 做好交班工作，如果是最後一班，下班前將所有帳務交給財務部門。

項目登記的流程

• 1. 收發傳真登記；
• 2. 租借設備及物品登記，並介紹使用方法；
• 3. 外借部門設備及物品登記；
• 4. 客人及商務中心內部人員快遞文件或包裹登記；
• 5. 客人快遞和包裹需填寫確認表，由客人簽名領取；
• 6. 預訂會議登記，包括場地、設備；
• 7. 物品損壞或遺失登記；

物品清點流程

• 1. 清點租借出去的物品，核對租借時間；
• 2. 有損壞或遺失的物品須即時登記，並確定賠償方式；
• 3. 如有需要採購項目，填表採購項目並交給相關部門購買；